保理業(yè)務(wù)不同于傳統(tǒng)信貸業(yè)務(wù),是基于傳統(tǒng)貿(mào)易業(yè)務(wù)項下交易雙方的債權(quán)債務(wù)關(guān)系而建立起來金融產(chǎn)品,所以對保理業(yè)務(wù)的過程管理至關(guān)重要。

本文主要基于保理業(yè)務(wù)的各個主要環(huán)節(jié),詳細分析過程管理,供讀者參考。

應(yīng)收賬款是否適用于保理

1. 可轉(zhuǎn)讓性:應(yīng)收賬款在債權(quán)上是完整的,沒有任何法律上的限制,比如貿(mào)易合同規(guī)定禁止轉(zhuǎn)讓,代理銷售,已將資產(chǎn)抵押給銀行或第三方都構(gòu)成了法律意義上的債權(quán)不完整。

2. 可收回性:保理商給予賣方融資,一旦賣方出現(xiàn)財務(wù)危機甚至是破產(chǎn),是否能夠根據(jù)應(yīng)收賬款收回融資?這依賴于:

(1)權(quán)利的完整性:最適合保理的是那些簡單的,沒有特定附加條件的產(chǎn)品,也就是說只要產(chǎn)品為所訂購的品種,數(shù)量正確,質(zhì)量合規(guī),按時裝運,正確出票,則買方就必須付款,在合同中不存在寄售、安裝證明、分期付款、權(quán)利保留等條件。

(2)買方的分散程度:權(quán)利的完整并不意味著保理商可以收回款項,最可能的原因就是出現(xiàn)壞賬和爭議。為了降低可能造成的不利影響,要尋求那些客戶群體分布較分散的賣方。

(3)買方的資信:如果買方資信較差的話,會給保理商收款帶來嚴重的問題,實際上買方資質(zhì)低也是賣方資質(zhì)差的一種表現(xiàn)。我們可以對應(yīng)收賬款進行帳齡和壞賬的分析,從而揭示買方的總體質(zhì)量。

(4)債權(quán)稀釋:指所有買方可以合理的從付款中扣除的部分,包括:貸項清單、提前付款折扣、總體折扣(買方年購買量達到某一數(shù)字后獲得的折扣)、雙向貿(mào)易等。此外,爭議也可能導(dǎo)致債權(quán)稀釋。

債權(quán)稀釋的影響是減少了應(yīng)收賬款的價值,削弱了保理商的安全性。我們必須能夠?qū)⑺械目鄢椖苛炕?并據(jù)此計算融資比例。

業(yè)務(wù)談判與保理合同

當(dāng)審批部門決定與賣方合作,保理商應(yīng)向賣方發(fā)出《保理業(yè)務(wù)要約函》(一式兩份),載明如下內(nèi)容:

1.業(yè)務(wù)品種及其所包含的各項服務(wù)內(nèi)容;

2.保理商收取的各項費用及具體的費率;

3.保理商要求賣方在簽署保理合同前需要完成的輔助擔(dān)保措施等。

所謂輔助擔(dān)保措施主要是指確保保理商能夠獲得完整的應(yīng)收帳款債權(quán)方面的保障措施。用法律術(shù)語來說,就是要防止保理商所取得應(yīng)收帳款債權(quán)與任何第三方發(fā)生權(quán)利沖突。例如,如果賣方已將應(yīng)收帳款質(zhì)押給了第三人,或者以其它方式限制了保理商行使其所取得的有關(guān)應(yīng)收帳款方面的權(quán)利,賣方都必須保證排除這些權(quán)利上的限制或障礙。

通常情況下,賣方會向保理商出具一份擔(dān)保函,以保證保理商能完整地夠取得有關(guān)應(yīng)收帳款債權(quán)方面的一切權(quán)利。如果涉及應(yīng)收賬款的權(quán)利已被質(zhì)押給了第三方,比如質(zhì)押給另一家銀行,則需要該銀行出具一分表示質(zhì)押權(quán)已被解除的證明,即所謂的棄權(quán)書。

賣方在收到《保理業(yè)務(wù)要約函》后,一方面會就有關(guān)保理業(yè)務(wù)安排的一些商業(yè)條件與保理商進行談判,另一方面,也會按照保理商提出的要求去落實有關(guān)輔助擔(dān)保方面的措施。

此外,雙方也會同時開始進行保理協(xié)議的起草與簽署工作。

保理商收款

帳戶經(jīng)理在月末會向每個買方提供《應(yīng)收賬款月報》,標明尚未到期但即將到期以及已經(jīng)到期或已經(jīng)逾期未付的應(yīng)收賬款,它能夠起到對帳作用并提示買方恰當(dāng)安排未來的資金,從而對買方的應(yīng)付賬款管理起到一定的輔助作用,在一定程度上有預(yù)先催收的性質(zhì)。

客戶經(jīng)理根據(jù)《應(yīng)收賬款月報》,在應(yīng)收賬款到期前一周內(nèi)提示買方付款,針對大額和集中到期的發(fā)票應(yīng)盡早與買方溝通,作出還款的時間安排。監(jiān)督買方將款項付至保理專戶或監(jiān)管賬戶,避免出現(xiàn)間接付款造成賣方挪用資金。

收款的記賬工作一般是通過保理系統(tǒng)來完成的。當(dāng)收到買方的付款時,帳戶經(jīng)理會將買賣雙方的編號以及收款金額輸入,保理系統(tǒng)便會自動識別賣方與買方的賬戶并做出相應(yīng)的入帳處理。

通常情況下,應(yīng)按照發(fā)票核銷,如買方未提供發(fā)票編號,應(yīng)首先沖銷敞口期限最長的發(fā)票。保理商應(yīng)每周向賣方提供《買方付款情況報表》,記錄買方的付款情況,供保理商與賣方之間對帳使用。

如果買方?jīng)]有將款項直接付給保理商,而是付給了賣方。這種現(xiàn)象被稱為間接付款。例如,買方以簽發(fā)支票或者銀行承兌匯票的方式向賣方支付款項,或者買方直接將貨款匯入賣方的銀行賬戶等。

發(fā)生這種情況,保理商會要求賣方將收到的款項立即支付給保理商,如果是票據(jù)形式的收款,賣方應(yīng)將票據(jù)背書轉(zhuǎn)讓給保理商。一般在保理業(yè)務(wù)開展初期,由于買方的疏忽會發(fā)生,此時應(yīng)提示買方注意保理業(yè)務(wù)的安排,避免這種情況的再次發(fā)生。如果敘做業(yè)務(wù)的過程中買方突然沒有遵循要求或者頻繁發(fā)生間接付款現(xiàn)象,保理商應(yīng)注意防范賣方潛在的風(fēng)險。

對間接付款的管理包括兩個方面:

1.預(yù)先采取措施盡可能的防范和避免發(fā)生間接付款。

(1)保證買方充分已知保理業(yè)務(wù)的安排:賣方簽發(fā)《保理業(yè)務(wù)導(dǎo)入函》,提示買方轉(zhuǎn)讓的應(yīng)收賬款必須支付給保理商方能解除債務(wù)上的法律責(zé)任。

(2)履行有效的轉(zhuǎn)讓通知:在每一次賣方轉(zhuǎn)讓應(yīng)收賬款的時候,都應(yīng)確保賣方要向買方發(fā)出《應(yīng)收賬款轉(zhuǎn)讓通知書》,明確買方采用有效的付款方式,并指明保理商的收款賬號。

(3)客戶經(jīng)理隨時與賣方保持聯(lián)系,特別是在應(yīng)收賬款臨近到期前及與客戶合作初期,以便盡早得知任何不利的付款信息。

(4)客戶經(jīng)理應(yīng)根據(jù)《應(yīng)收賬款月報》隨時對帳,及時發(fā)現(xiàn)間接付款,針對大額發(fā)票和集中到期發(fā)票,必要時應(yīng)提前一周提示買方事先做出資金安排。

(5)帳戶經(jīng)理應(yīng)逐筆檢查付款的原始憑證,確保買方直接付款,及時發(fā)現(xiàn)間接付款。帳戶經(jīng)理應(yīng)保管付款的原始憑證副本。

2.已發(fā)生間接付款后的管理。

(1)帳戶經(jīng)理檢查付款的原始憑證及入賬憑證,發(fā)現(xiàn)間接付款后,應(yīng)考慮正常的清算時間,考察付款時間與入賬時間是否吻合,及時發(fā)現(xiàn)賣方在收到貨款后是否存在違反《保理業(yè)務(wù)協(xié)議》中關(guān)于發(fā)生間接付款時賣方應(yīng)立刻將款項歸還我行的規(guī)定。

(2)一旦發(fā)現(xiàn)間接付款現(xiàn)象,賬戶經(jīng)理在保理系統(tǒng)中進行記錄,并通知客戶經(jīng)理。

(3)客戶經(jīng)理應(yīng)督促企業(yè)將款項付至保理商的帳戶內(nèi),并要求企業(yè)與買方進行協(xié)調(diào),保證今后應(yīng)遵循保理商的要求支付,不出現(xiàn)類似的現(xiàn)象。同時,客戶經(jīng)理進行深入調(diào)查,確定發(fā)生間接付款的原因,填寫《異常業(yè)務(wù)情況調(diào)查表》提交給帳戶經(jīng)理備查。

(4)在發(fā)票到期時發(fā)生的間接付款,客戶經(jīng)理有能力立即發(fā)現(xiàn),并應(yīng)督促賣方將間接付款所涉及的款項支付我行。如果買方在發(fā)票到期日前將款項直接支付給了賣方,這種間接付款具有很強的隱蔽性,客戶經(jīng)理應(yīng)保持必要的警惕,盡早發(fā)現(xiàn)并盡力避免這種情況。

應(yīng)收帳款的催收

催收是從發(fā)票到期開始的。催收方式以及催款周期往往要考慮賣方的需要,根據(jù)買方的資信情況,買賣雙方的交易記錄與交易關(guān)系,當(dāng)?shù)氐慕灰琢?xí)慣與行業(yè)習(xí)慣、事態(tài)的發(fā)展狀況與嚴重程度等多種因素對不同的買方采取不同的催款周期。

此外,對買方所采用的催收態(tài)度也要充分考慮賣方客戶關(guān)系管理方面的需要。即使是對于那些非常頑固的買方,究竟應(yīng)當(dāng)是溫和的或強硬催收態(tài)度也必須顧及賣方的需求。

保理商會以事先與賣方商定的方式向買方進行催收。一般的流程是,發(fā)票到期而買方仍未付款時,保理商會向買方發(fā)出一份《逾期發(fā)票付款催收函》,列明已到期的發(fā)票內(nèi)容,并適用恰當(dāng)?shù)奈淖直磉_提示買方應(yīng)當(dāng)及時付款。

第一份催收函發(fā)出后,如果買方仍未付款,保理商會在一定的時間后(比如10天)發(fā)出第二份催收函。第二份催收函所使用的文字表述會較以前有所加重,以進一步催促買方付款。除了進行書面催收以外,保理商還會根據(jù)實際業(yè)務(wù)情況,進行電話催收或必要的走訪。

如果連續(xù)發(fā)出三份催收函買方仍未付款的話,保理商會考慮借助法律手段進行收款,這是最后的解決方式。一般情況下,保理商會起草一封最后的催收函,通常在指示律師采取行動之前發(fā)出。在發(fā)出之前,保理商會事先將其副本發(fā)給賣方。

如果賣方反對采取法律行動,絕大多數(shù)保理商會立即撤銷對該應(yīng)收帳款已做出的核準并將該應(yīng)收帳款反轉(zhuǎn)讓給賣方。需要特別注意的,在無追索權(quán)保理業(yè)務(wù)中,真正的合法債權(quán)人不是賣方。

當(dāng)事態(tài)發(fā)展到需要采用法律手段來進行收款的時候,買賣雙方的客戶關(guān)系已經(jīng)不再重要。保理商保護自身的正當(dāng)權(quán)益才是當(dāng)務(wù)之急。如果賣方反對采取法律行動,賣方就應(yīng)當(dāng)贖回已轉(zhuǎn)讓的應(yīng)收帳款并賦予保理商保證融資安全的權(quán)利。這種權(quán)利會在保理協(xié)議中做出明確的約定。

發(fā)生間接付款或買方遲付的情況時,通常是由客戶經(jīng)理來出面處理的�？蛻艚�(jīng)理要對日常買賣雙方的付款情況進行監(jiān)控,盡早發(fā)現(xiàn)并處理異常情況,使問題得到妥善的解決。在實際業(yè)務(wù)中,客戶經(jīng)理應(yīng)及時與買賣雙方溝通,分析遲付的原因,既要保障自身作為債權(quán)人的權(quán)利,也要恰當(dāng)把握催收的方式,處理好保理商與買賣雙方之間的關(guān)系,并能夠使買賣雙方之間所建立起來的正常的供應(yīng)關(guān)系得到有效的維系,甚至是加強。

向買方催收并收款是保理業(yè)務(wù)中的一項非常重要的服務(wù),這不僅僅是債權(quán)清算的問題,還涉及對買方的信用管理,賣方的客戶關(guān)系管理等,構(gòu)成企業(yè)賒銷管理的一個重要組成部分。保理商必須能夠?qū)?yīng)收帳款債權(quán)進行清晰的管理,具備良好的通訊條件和訓(xùn)練有素的職員,此外,還要求掌握充分而準確的信息,同時,取得賣方的配合,提供相關(guān)的重要信息。

對賣方的融資

賣方開始向保理商轉(zhuǎn)讓應(yīng)收帳款后,賣方可以要求從其在保理商的賬戶中支出一定的款項,這種款項可以是保理商已收到的買方的付款,也可以是保理商向賣方提供的預(yù)付款,即所謂的貿(mào)易融資。

保理商為賣方資金使用賬戶,記錄對賣方的預(yù)付款和付款。

在賣方與保理商簽署的保理協(xié)議中,一般會規(guī)定一定的融資比例。帳戶經(jīng)理控制融資額度,并在可融資余額(合格的發(fā)票X融資比例-已融資余額)的范圍內(nèi)為賣方提供資金融通。當(dāng)保理商收到買方的付款后,保理商會首先將收到的款項去充抵賣方的融資以及融資所產(chǎn)生的利息,剩余的部分在扣除手續(xù)費后再劃入到賣方的指定賬戶中。

為了便于賣方了解資金使用情況,保理商會定期向賣方提供《賣方客戶對帳單》,顯示賣方還能夠從保理商那里提取多少款項,賣方也可以通過電話隨時向保理商查詢賬戶余額情況。